E-Rechnung-Pflicht: Was B2B-Online-Händler jetzt vorbereiten müssen

Mit der E-Rechnung-Pflicht verändert sich, wie Rechnungen im B2B-Geschäft in Deutschland gestellt werden müssen. Wer als Online-Händler auch Geschäftskunden beliefert, sollte sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinandersetzen — dieser Artikel gibt einen Überblick, ersetzt aber keine steuerliche Beratung.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ist mehr als ein PDF per E-Mail. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das automatisiert verarbeitet werden kann — etwa ZUGFeRD (ein hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML-Datensatz) oder XRechnung (ein reines XML-Format, insbesondere im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet).

Warum das für Online-Händler relevant ist

Wer ausschließlich an Privatkunden verkauft, ist von der B2B-E-Rechnungspflicht zunächst nicht direkt betroffen. Sobald aber auch Geschäftskunden beliefert werden — etwa im Großhandel, bei Wiederverkäufern oder im B2B-Marktplatzgeschäft — wird die strukturierte elektronische Rechnung zur Pflicht. Ein einfaches PDF reicht dann nicht mehr aus.

Was sich in der Praxis ändert

• Rechnungen müssen in einem strukturierten Format (z. B. ZUGFeRD 2.x) ausgestellt und empfangen werden können.
• Der Empfang elektronischer Rechnungen muss ebenfalls sichergestellt sein — auch wenn selbst noch klassisch fakturiert wird.
• Archivierung muss weiterhin GoBD-konform erfolgen, inklusive Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.

So bereiten Sie sich vor

1. Prüfen, ob und wann Sie betroffen sind — abhängig vom Kundenkreis (B2B vs. B2C) und den geltenden Übergangsfristen.
2. Rechnungsstellung technisch vorbereiten — eine WaWi oder Rechnungssoftware mit ZUGFeRD-Unterstützung erspart eine manuelle Umstellung im laufenden Betrieb.
3. Buchhaltung einbeziehen — klären, wie eingehende E-Rechnungen verarbeitet und archiviert werden.

Fazit

Die E-Rechnung-Pflicht betrifft nicht nur klassische B2B-Unternehmen, sondern jeden Online-Händler mit Geschäftskunden. Wer frühzeitig auf eine WaWi mit ZUGFeRD-Unterstützung setzt, vermeidet Zeitdruck kurz vor Ablauf der Übergangsfristen. Für die konkrete Einordnung Ihres Geschäftsmodells empfiehlt sich der Austausch mit Ihrem Steuerberater.