WaWi-Software im Vergleich: Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten (Checkliste)

Der Markt für Warenwirtschaftssysteme ist groß — und die Angebote unterscheiden sich teils erheblich in Funktionsumfang, Preismodell und Zielgruppe. Diese Checkliste hilft, die Auswahl auf die für Ihr Geschäft relevanten Kriterien einzugrenzen.

1. Cloud oder On-Premise?

Cloudbasierte Lösungen benötigen keine eigene Serverinfrastruktur, laufen im Browser und werden automatisch aktualisiert. On-Premise-Lösungen bieten mehr Kontrolle über die eigene Infrastruktur, erfordern aber eigenes IT-Know-how und laufende Wartung. Für die meisten wachsenden Online-Händler ist Cloud der pragmatischere Einstieg.

2. Welche Kanäle werden unterstützt?

Prüfen Sie konkret, ob die für Sie relevanten Marktplätze und Shopsysteme angebunden sind — und wie tief die Integration reicht:

• Läuft der Bestandsabgleich in Echtzeit oder nur per periodischem Abgleich?
• Werden Bestellungen automatisch importiert, oder ist manueller Export/Import nötig?
• Ist eine Anbindung geplanter Kanäle überhaupt vorgesehen?

3. Belegwesen und Buchhaltung

Ein zentraler Punkt: Wie gut lässt sich die WaWi mit Ihrer Buchhaltung verzahnen?

• Unterstützung für DATEV-Export (SKR03/SKR04)
• ZUGFeRD-fähige Rechnungsstellung im Hinblick auf die E-Rechnung-Pflicht
• GoBD-konforme Archivierung aller Belege

4. Versand und Logistik

• Anbindung der für Sie relevanten Versanddienstleister (DHL, DPD, GLS, Hermes, UPS, FedEx …)
• Automatische Labelerstellung statt manueller Eingabe pro Sendung
• Unterstützung für unterschiedliche Versandarten (Paket, Express, International)

5. Preismodell und Vertragsbindung

• Gibt es einen Mindestvertrag oder eine monatliche Kündigungsmöglichkeit?
• Ist eine kostenlose Testphase ohne Zahlungsmethode möglich?
• Skaliert der Preis transparent mit Bestellvolumen, oder gibt es versteckte Zusatzkosten pro Kanal?

6. Skalierbarkeit

Eine Lösung, die heute passt, sollte auch mit wachsendem Bestellvolumen und zusätzlichen Kanälen mithalten können — ohne dass ein späterer Systemwechsel nötig wird.

Fazit

Der richtige WaWi-Anbieter hängt stark vom eigenen Geschäftsmodell ab — es gibt keine pauschal "beste" Lösung. Wer die oben genannten Punkte systematisch durchgeht, kann Angebote objektiv vergleichen, statt sich allein an Marketingversprechen zu orientieren. Ein risikofreier Test ohne Mindestvertrag ist dabei oft der beste Weg, eine Lösung im echten Betrieb zu prüfen.